I gadget da regalare prima del corso o alla fine dell’evento
Un elemento fondamentale in sede di pianificazione e organizzazione di un evento formativo è la scelta dei gadget che possono essere regalati prima dell’inizio del corso, ad esempio un block notes con una penna per prendere appunti (in tal senso segnaliamo queste penne Bic personalizzabili esposte nel catalogo di Fullgadgets.com), o al termine dell’evento, come un portachiavi o una t-shirt. Questi omaggi sono particolarmente apprezzati proprio perché, oltre a migliorare l’esperienza complessiva dei partecipanti, possono servire come strumenti da utilizzare durante e dopo l’evento.
Il programma con tempi e relatori
Dopo aver definito tutti gli obiettivi da raggiungere e aver compiuto un’analisi accurata delle necessità che il pubblico potrebbe avere, si può procedere con la pianificazione del programma. Si tratta di scegliere gli argomenti da trattare, di definire le tempistiche e di individuare i relatori. È sempre importante bilanciare delle sessioni teoriche e pratiche, inserire momenti di discussione e di interazione e prevedere anche dei momenti di pausa per permettere ai partecipanti di assimilare le informazioni.
La location per un evento di successo
Anche scegliere la giusta location significa assicurare il successo all’evento di formazione. La sede deve essere accessibile in modo semplice, attrezzata adeguatamente e in grado di ospitare tutti i partecipanti. Alcuni aspetti devono essere considerati attentamente, come la qualità delle attrezzature audiovisive, la disposizione delle sale e la disponibilità di spazi per i lavori di gruppo.
Il ruolo dei relatori
I relatori hanno un ruolo fondamentale nell’assicurare la qualità dell’evento. È importante scegliere degli esperti del settore che abbiano delle competenze tecniche e una grande capacità di comunicazione e di coinvolgimento del pubblico. I relatori che hanno un’esperienza pregressa in eventi di formazione possono dare un contributo importante per un evento di formazione dagli ottimi risultati.
Il materiale didattico necessario
Preparare materiale didattico di alta qualità è fondamentale per supportare l’apprendimento dei partecipanti. Possono essere messi a disposizione materiali video, ma anche esercitazioni pratiche, oltre a dispense e presentazioni. Il materiale deve essere ben strutturato, chiaro e in linea con gli obiettivi formativi dell’evento.
Le attività di promozione dell’evento formativo
Per garantire una partecipazione adeguata, è essenziale la promozione efficace dell’evento. Si possono utilizzare vari canali di comunicazione, come i social media, i siti web, le e-mail e le reti professionali, in modo da raggiungere un pubblico molto ampio. È importante comunicare in maniera chiara i benefici che si possono ottenere partecipando all’evento, oltre ai dettagli logistici e alle modalità di iscrizione e di partecipazione.
La cura dei dettagli, anche per ciò che riguarda la logistica, è fondamentale per il buon svolgimento della sessione di formazione. Si devono, quindi, preparare le sale, si devono allestire le attrezzature e c’è la necessità di organizzare al meglio i trasporti, se necessario. Tutto deve essere perfetto e pronto prima dell’arrivo dei partecipanti.
La valutazione conclusiva dell’evento
Al termine dell’evento che è stato organizzato, è importante raccogliere feedback direttamente dai partecipanti, in modo da valutare il successo e scoprire delle eventuali possibilità per migliorare altre situazioni future dello stesso tipo. La richiesta di feedback può avvenire tramite interviste o questionari di valutazione. Sono delle informazioni preziose che possono aiutare ad apportare dei miglioramenti nelle successive edizioni dell’evento, anche per comprendere meglio le necessità di coloro che partecipano.